Pengembangan Organisasi Modern Tanggap Perubahan

Pendahuluan

Mengakhiri abad ke dua pulh dan memasuki abad ke dua puluh satu, berbagai jenis organisasi termasuk organisasi social akan menghadapi perubahan dengan variasi, intensitas dan cakupan yang belum pernah dialami sebelumnya. Di masa depan berbagai jenis organisasi tersebut hanya akan  berkembang dan maju apabila cepat tanggap terhadap perubahan yang pasti akan terjadi. Memang benar bahwa organisasi tidak pernah statik dan tidak pula bergerak pada kondisi kekosongan. Tuntutan mewujudkan perubahan dapat timbul dari dua sumber, yaitu dalam organisasi sendiri dan dari lingkungannya.

Selanjutnya dalam  karya tulis ini akan membahas tentang pengembangan organisasi modern, yang memungkinkan organisasi meningkatkan efektifitas dan kemampuannya beradaptasi dengan kondis dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah. Adapun unsur-unsur dalam meningkatkan pengembangan organisasi modern, antaranya:

1.      Terencana,

2.      Mencakup seluruh organisasi,

3.      Berdampak jangka panjang,

4.      Melibatkan manajemen puncak,

5.      Menggunakan berbagai bentuk intervensi berdasarkan pendekatan keperilakuan.

Dengan perkataan lain, upaya ini merupakan pendekatan yang terprogram dan sistematik dalam mewujudkan perubahan. Sasaran utamanya ialah:

1.      Peningkatan efektifitas organisasi sebagai suatu system yang terbuka,

2.      Mengembangkan potensi yang mungkin masih terpendam dalam diri para anggota organisasi menjadi kemampuan operasional yang nyata,

3.      Intervensi keperilakuan dilaksanakan melalui kerja sama antara manajemen dengan para anggota organisasi untuk menemukan cara-cara yang lebih baik demi tercapainya tujuan individu dalam organisasi dan tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

Harus ditekankan bahwa pengembangan organisasi modern yang tepat, adalah upaya yang menjadikan seluruh organisasi sebagai sasarannya. Artinya bukan pendekatan mikro terhadap perubahan. Di samping itu juga, tidak akan efektif apabila terkonsentrasi pada penggunaan hanya satu teknik atau satu bentuk intervensi seperti pelatihan atau training-training lanjutan. Dengan perkataa lain, ciri-ciri pengembangan organisasi modern yang efektif adalah sebagai berikut:

1.      Pengembangan organisasi modern merupakan suatu strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional. Perubahan dimaksud harus mempunyai sasaran yang jelas da didasarkan pada suatu diagnosis yang tepat tentang wilayah permasalahan yang dihadapi oleh organisasi,

2.      Harus berupa kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi. Artinya, keterlibatan dan partisipasi para anggota organisasi merupakan suatu keharusan mutlak,

3.      Menekankan cara-cara baru yang diperlukan guna peningkatan kinerja seluruh anggota organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi, terlepas dari tipe dan struktur organisasi yang diberlakukan dan digunakan,

4.      Mengandung nilai-nilai humanistic dalam arti bahwa dalam meningkatkan efektifitas organisasi, pengembangan potensi manusia harus menjadi bagian yang penting,

5.      Menggunakan pendekatan kesisteman yang berarti selalu memperhitungkan pentingnya interrelasi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral dari suatu system yang utuh,

6.      Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektifitas organisasi.

Teori Organisasi Modern

Teori modern biasanya disebut juga sebagai analisa sistem pada organisasi. Teori modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi merupakan sistem terbuka.
Teori modern dikembangkan tahun 1950, dalam banyak hal yang mendalam teori modern dengan klasik berbeda, perbedaan tersebut diantaranya:

1.    Teori Klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi, membicarakan konsep koordinasi, scalar dan vertikal.

2.    Teori Modern menekankan pada perpaduan dan perancangan menjadikan pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh, lebih dinamis dan lebih banyak variabel yang dipertimbangkan.

Teori Modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada sistem manusia dalam perilakunya berorganisasi, yaitu:

1.    Komunikasi

2.    Konsep keseimbangan

3.    Proses pengambilan keputusan

Tujuan Perkembangan Organisasi:

1.    Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota
organisasi.

2.    Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka

3.    Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi.

4.    Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan
mengendalikan diri.

Tantangan Utama di Masa Depan

Dewasa ini terdapat semacam konsensus di kalangan para ilmuwan khususnya mereka yang mendalami teori dan praktek-praktek organisasi, bahwa tantangan sentral yang dihadapi oleh umat manusia dewasa ini, yang diperkirakan akan terus berlanjut ke masa depan, ialah membuat semua jenis organisasi menjadi organisasi modern yang lebih baik, mapan dan tanggap akan perubahan. Pada dasarnya yang dimaksud dengan organisasi yang lebih baik adalah organisasi yang semakin tinggi tingkat efektifitasnya dalam upaya organisasi yang bersangkutan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya, bagaimanapun bentuknya, apa pun strateginya, dalam bidang apa pun ia bergerak dan tidak perduli besarannya.

Pandangan demikian kian menonjol karena semakin disadari bahwa manusia modern adalah manusia organisasi. Sejak dalam kandungan ibunya hingga masuk ke liang kubur, manusia dewasa ini memuaskan berbagai kebutuhan dan memelihara berbagai kepentingannya melalui jalur berbagai organisasi. Karena manusia merupakan makhluk yang dinamis, baik secara internal dalam organisasi maupun secara eksternal. Dalam arti interaksinya dengan lingkungannya, manusia selalu berada pada kondisi cair, yang berarti dituntut terus berubah dan bahkan ada kalanya berada pada situasi ketidakseimbangan atau disekuilibrium.

Kesadaran akan Pentingnya Perubahan

Kiranya penting dan relevan untuk menekankan bahwa pengembangan organisasi modern yang mapan, baik dan tanggap akan perubahan, merupakan upaya meningkatkan kemampuan organisasi berdasarkan perspektif waktu jangka panjang yang terdiri dari serangkaian pentahapan dengan penekanan pada hubungan antar individu, kelompok dan organisasi sebagai keseluruhan. Dengan kata lain, pengembangan organisasi modern adalah aplikasi pendekatan kesisteman terhadap hubungan fungsional, struktural, teknikal dan personal dalam organisasi. Program-program pengembangan organisasi modern dengan demikian didasarkan pada analisis yang sistematik dari berbagai masalah yang dihadapi disertai oleh keterlibatan aktif manajemen puncak dalam mewujudkan perubahan yang diinginkan. Kesemuanya diarahkan pada peningkatan efektifitas organisasi sebagai suatu system melalui penerapan nilai-nilai dan teknik-teknik pengembangan organisasi modern.

Mendahului pelaksanaan suatu perubahan, diperlukan persepsi dalam organisas bahwa organisasi akan menghadapi berbagai masalah apabila perubahan itu tidak dilakukan. Persepsi itulah yang menjadi kerangka acuan utama para agent of change, karena apapun yang dikerjakannya kemudian adalah dalam rangka pemecahan masalah yang dihadapi oleh klien menurut pandangan klien tersebut. Bentuk kesadaran itu dapat berupa persepsi bahwa organisasi berada pada kondisi ketidakseimbangan atau memerlukan perbaikan. Ketidakseimbangan dimaksud dapat merupakan akibat berbagai faktor, seperti:

1.      Pertumbuhan pesat yang dialami oleh organisasi,

2.      Kemunduran dalam berbagai kegiatan organisasi,

3.      Perubahan dalam bentuk, jenis dan intensitas persaingan,

4.      Perubahan karena perkembangan dan penerapan teknologi baru,

5.      Perubahan dalam peraturan perundang-undangan dan kebijaksanaan pemerintah,

6.      Perubahan sosial di masyarakat luas,

7.      Perubahan politik Negara dimana organisasi bergerak.

Persepsi tentang perlunya perubahan harus mengejewantahkan dalam kebutuhan yang benar-benar dirasakan karena hanya dalam kondisi demikianlah para anggota organisasi dapat diyakinkan bahwa dalam upaya mencapai tujuan dan berbagai sasaran organisasi, diperlukan cara kerja baru, metode kerja baru, inovasi dan bahkan mungkin strategi dan visi yang baru.

Kultur Organisasi

Dalam kajian ini perlu ditekankan bahwa dalam suatu organisasi terdapat sesuatu nilai tambah yang tidak selalu tampak dengan jelas. Gaya bekerja, karakteristik tertentu, cara-cara berperilaku, tradisi, etos, bahkan mitos dan filosofinya, dapat berupa kekuatan yang mungkin lebih ampuh dari keinginan seseorang atau suatu system tertentu yang sifatnya formalistic untuk mengenali jiwa suatu organisasi.

Setiap organisasi merupakan suatu system yang khas. Setiap organisasi mempunyai kepribadian dan jati diri sendiri. Karena itu setiap organisasi memiliki kultur yang khas pula. Bahwa kultur organisasi merupakan bagian berarti sebagai sub kultur dari kultur masyarakat atau bahkan kultur Negara merupakan pandangan yang sudah diterima secara universal.

Yang dimaksud dengan kultur organisasi ialah kesepakatan bersama tentang nilai yang dianut bersama dalam kehidupan organisasi dan mengikat semua orang dalam organisasi yang bersangkutan. Kultur organisasi lah yang menentukan:

a.       Apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh para anggota organisasi,

b.      Batas-batas perilaku,

c.       Sifat dan bentuk pengendalian dan pengawasan,

d.      Gaya kepemimpinan yang dapat diterima oleh para anggota organisasi,

e.       Cara formalisasi yang tepat,

f.            Teknik penyaluran emosi dalam interaksi antara seorang dengan orang lain dan antara satu kelompok dengan kelompok yang lain,

g.       Wahana memelihara stabilitas sosial dalam organisasi.

Makin kuat kultur organisasi, makin mantap pula kesepakatan bersama tersebut. Oleh karena itu melalui proses sosialisasi, kultur organisasi harus melembaga sedemikian rupa, sehingga usianya lebih lama dari keberadaan siapa pun dalam organisasi tersebut.

Kultur organisasi adalah suatu system nilai dan keyakinan bersama yang dianur oleh semua pihak yang harus berinteraksi dalam rangka pencapaian tujuan. Kultur organisasi juga berperan dalam menentukan struktur dan berbagai system operasional yang membuahkan norma-norma perilaku. Kriteria pengukur mantap tidaknya kultur organisasi pada akhirnya terlihat pada pola pemahaman dan penyesuaian perilaku setiap anggota organisasi dengan cara berperilaku dalam organisasi ini.

BAGAN UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

 

UMPAN BALIK

Fokus pengembangan organisasi modern adalah peningkatan proses pembaruan organisasional sedemikian rupa sehingga para manajernya dengan cepat mampu melakukan perubahan pada kultur organisasi yang dipimpinnya guna siap menghadapi permasalahan baru yang pasti timbul. Untuk kepentingan tersebut, tiga faktor utama yang harus diperhatikan ialah:

a.       Visi masa depan,

b.      Rancang bangun suatu model perubahan,

c.       Penghargaan terhadap perilaku yang memperlancar terjadinya perubahan.

Visi Masa Depan. Visi masa depan sesungguhnya menyangkut dua segi, yaitu persepsi para manajer tentang bentuk masa depan lingkungan dengan mana organisasi harus berinteraksi dan visi tentang masa depan organisasi yang diinginkan oleh semua pihak yang berkepentingan, terutama para manajernya.

Rancang Bangun Model Perubahan. Pengembangan organisasi modern pada akhirnya menyangkut seluruh organisasi. Akan tetapi pengembangan organisasi modern biasanya dimulai dalam satu bagian tertentu, yang pemilihannya sebagai pilot project didasarkan pada kriteria yang jelas. Artinya, objek perubahan dirancang bangun sebagai suatu model perubahan dalam bertanggung jawab pada suatu pilot project yang nantinya berhasil, sehingga bisa dipromosikan untuk bertambah tingkatan atau posisi.

Menghargai Perilaku yang Mendorong Perubahan. Telah dimaklumi bahwa salah satu konsep mendasar dalam teori motivasi ialah bahwa manusia cenderung menampilkan perilaku tertentu yang mendatangkan imbalan dan kenikmatan serta mengelak berbuat tindakan yang dapat berakibat dikenakan sanksi. Jika suatu organisasi justru menghargai sikap da perilaku yang didasarkan pada kultur yang lama, jelas para anggotanya tidak akan terangsang untuk berubah. Bahkan justru akan menolak perubahan yang direncanakan akan dilakukan oleh pimpinan organisasi. Dengan kata lain, jika manajemen menghargai sikap dan perilaku para bawahannya yang mendorong terjadinya perubahan, manajemen harus bersedia memberikan perangsang tertentu seperti promosi jabatan, kenaikan pangkat istimewa, piagam penghargaan dan bentuk-bentuk lain yang mungkin bukan dalam bentuk benda akan tetapi dipandang mempunyai nilai tinggi bagi penerima.

Transformasi Organisasi

Salah satu perkembangan yang pada skala tertentu sudah dan sedang terjadi dan diperkirakan akan semakin menonjol di masa depan ialah perlunya organisasi melakukan transformasi organisasi, yang merupakan bentuk yang “revolusioner” dari pengembangan organisasi modern. Transformasi organisasi, sebagai bentuk strategi perubahan, digunakan dalam memberlakukan perubahan yang drastis dan mendadak.

Transformasi organisasi biasanya dilakukan bila yang dipertaruhkan adalah kelangsungan hidup organisasi. Bentuk-bentuknya dapat berupa penggabungan dengan organisasi atau lembaga lain, pengambil alihan, perubahan kebijakan dan lain sebagainya. Transformasi organisasi sering pula terjadi pada restrukturisasi. Melihat dari aspek tindakan yang dilakukan, transformasi organisasi hanya tepat dilakukan apabila organisasi berada pada krisis dan menghadapi berbagi permasalahan serius yang pemecahannya tidak dapat dilakukan hanya dengan penggunaan intervensi dan teknik-teknik yang bersifat revolusioner yang merupakan ciri-ciri intervensi dan teknik pengembangan organisasi modern.

Selain transformasi organisasi, kecenderungan lain dalam pengembangan organisasi modern yang lebij mapan, baik dan tanggap perubahan, baik dalam arti pendekatan, system makro, system manajemen sumber daya manusia maupu perubahan pada tingkat individual, seperti tergambar di bawah ini:

1.      Visi yang menjadi milik bersama,

2.      Inovasi,

3.      Iklim saling mempercayai,

4.      Pemberdayaan,

5.      Dampak perubahan kultur,

6.      Penggunaan berbagai sumber,

7.      Masalah sentralisasi versus desentralisasi,

8.      Penyelesaian konflik,

9.      Kerja sama antar organisasi,

10.  Penggabungan fungsi lini dan staf, serta

11.  Jaringan Kemitraan,

12.  Independensi

Kesemuanya itu berarti bahwa di masa depan manajemen akan dituntut untuk lebih mampu menerapkan prinsip sinergi dalam mengelola organisasi. Pembahasan dan analisis singkat tentang agenda pengembangan organisasi modern yang mapan, baik dan tanggap akan perubahan, di masa depan menunjukkan bahwa agent of change termasuk para praktisi dan akademisi, harus semakin mampu menjadikan pelaksanaan pengembangan organisasi modern sebagai wahana yang efektif untuk mempersiapkan kelompok manajerial dalam semua bentuk dan jenis organisasi menjadi pemikir, perencana, dan pemimpin pelaksanaan kegiatan operasional yang dapat diandalkan, terpercaya, teruji dan terukur.

Daftar Rujukan:

Cummings, T. and E. Huse, Organization Development. (New York: West Publishing Company, 1989).

Etzioni, A., Modern Organizations. (Englewood Cliffs, N. J: Prentice Hall, Inc, 1964).

Siagian, Sondang P., Organisasi, Kepemimpinan dan Perilaku Administrasi.  (Jakarta:  CV. Haji Masagung, 1993).

Siagian, Sondang P., Teknik Menumbuhkan dan Memelihara Perilaku Organisasional. (Jakarta: CV. Haji Masagung, 1987).

Siagian, Sondang P., Teori Motivasi dan Aplikasinya. (Jakarta: PT. Bina Aksara, 1992).

Siagian, Sondang P., Manajemen Sumber Daya Manusia. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 1994).

Siagian, Sondang P., Teori Pengembangan Organisasi.  (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2007).